Dans un monde de plus en plus numérique, la sécurité des données est une préoccupation majeure pour les entreprises. Au-delà des données stockées sur les systèmes informatiques, la gestion des documents sensibles sous format papier est aussi essentielle. Pourquoi est-il donc important de détruire ces documents sensibles ? Cet article va vous apporter quelques réponses.
Table des matières
Comprendre la nature des documents sensibles
Qu’est-ce qu’un document sensible ?
Un document sensible contient des informations qui peuvent avoir un impact négatif sur une entreprise ou un individu si elles venaient à être divulguées. Il peut s’agir de coordonnées personnelles, de secrets d’entreprise, de fichiers financiers ou encore d’informations juridiques.
Différentes catégories de documents sensibles
- Documents personnels : ils contiennent des informations personnelles identifiables (IPI) comme le nom, l’adresse, le numéro de sécurité sociale etc.
- Documents d’entreprise : Ils incluent les plans stratégiques, les brevets, les contrats commerciaux et autres informations sensibles liées à l’entreprise.
Après avoir identifié ce qui rend un document « sensible », il semble alors évident que leur destruction doit être effectuée avec soin.
Conformité réglementaire et légale
Règles et lois relatives à la protection des données
Diverses régulations tels que le Règlement général sur la protection des données (RGPD) en Europe, imposent aux entreprises de sécuriser les informations personnelles qu’elles possèdent. Le non-respect de ces règles peut entraîner des sanctions financières importantes.
La destruction des documents comme obligation légale
Au-delà de la conservation sécurisée des données, le RGPD stipule aussi que les données ne doivent pas être conservées plus longtemps que nécessaire. Cela signifie que lorsqu’un document n’est plus utile ou a dépassé sa date d’expiration légale, il doit être détruit de manière sûre et irréversible.
Avant d’analyser les conséquences d’une mauvaise gestion des documents sensibles, il est essentiel de comprendre l’impact légal de leur mauvaise destruction.
Conséquences de la non-destruction des documents
Risques pour l’entreprise
Une fuite d’informations confidentielles peut avoir plusieurs conséquences néfastes pour une entreprise : image de marque écornée, perte de confiance des clients et partenaires, poursuites judiciaires et pertes financières peuvent en découler.
Exemples concrets
Pour bien comprendre ces dangers, prenons quelques exemples. En 2017, Equifax, une entreprise américaine spécialisée dans les scores de crédit a été victime d’un piratage qui a exposé les données personnelles de près de 150 millions d’américains. Les conséquences ont été désastreuses : chute du cours de l’action, départ du CEO et amendes significatives.
Après avoir examiné les risques, voyons comment une destruction adéquate peut renforcer la sécurité.
Sécurité renforcée grâce à une destruction adéquate
Méthodes de destruction des documents
Il existe plusieurs méthodes pour détruire les documents sensibles : le déchiquetage, l’incinération ou encore la désintégration. Chacune de ces solutions offre un niveau de sécurité différent et doit être choisie en fonction du degré de sensibilité des informations à détruire.
Technologies pour la destruction des documents
Aujourd’hui, il existe diverses technologies disponibles sur le marché pour aider à la destruction sécurisée des documents tels que les broyeurs de papier professionnels.
-
Bonsaii Destructeur de Documents pour Bureau à Domicile, 12 Feuilles, Fonctionne Pendant 60 Minutes, destructeur de Papier Micro-Cut avec 4 Roues et Un conteneur extractible de 16 litres (C266-B) -
Fellowes Destructeur de Document FS-12C, destructeur de Papier avec agrafes, Trombones et Carte de crédit, Coupe croisée, Corbeille extractible 19L, Capacité : 12 Feuilles, Noir, 5020101 Blanc -
Amazon Basics Destructeur de Documents/Cartes de Crédit, Coupe croisée Capacité 7-8 Feuilles, Noir
Maintenant qu’on sait comment assurer une bonne destruction, parlons d’un autre avantage non négligeable : l’optimisation de l’espace de travail.
Importance de désencombrer l’espace de travail
Impact sur la productivité
Désencombrer son espace de travail permet d’améliorer la productivité. En effet, un environnement propre et bien organisé favorise la concentration et réduit le stress.
Gestion efficace des archives
En plus d’améliorer l’efficacité au quotidien, se débarrasser régulièrement des vieux papiers permet également une meilleure gestion des archives. Les documents importants sont ainsi plus faciles à retrouver et à utiliser.
Après avoir vu comment un espace de travail peut être optimisé, passons à l’examen des normes importantes en matière de destruction.
Norme DIN 66399 : un cadre essentiel
Qu’est-ce que la norme DIN 66399 ?
La norme DIN 66399 est une norme allemande qui définit les niveaux de sécurité pour la destruction des documents. Elle comprend sept niveaux allant du P-1 (faible protection) au P-7 (très haute protection).
Importance de cette norme
Cette norme fournit un cadre clair pour toutes les entreprises souhaitant améliorer leurs processus de destruction. En adhérant à cette norme, elles peuvent ainsi garantir une sécurité adaptée en fonction du type de document à détruire.
Une fois que nous avons compris l’importance des réglementations et des normes, le choix d’un prestataire approprié pour la destruction s’impose comme une étape cruciale.
Choisir le bon prestataire pour la destruction
L’expertise avant tout
Le choix d’un prestataire spécialisé dans la destruction sécurisée des documents est capital. Ce dernier doit non seulement être capable de proposer différents niveaux de sécurité, mais aussi pouvoir fournir une preuve de destruction.
Critères pour choisir son prestataire
- Réputation : Prenez soin de vérifier les références et avis sur le prestataire choisi.
- Conformité : Le prestataire doit être en conformité avec les lois et réglementations en vigueur.
Maintenant que nous savons comment choisir un prestataire, terminons par un des bénéfices clés de la destruction adéquate : l’efficacité opérationnelle et les économies de coûts.
Efficacité opérationnelle et économies de coûts
Processus optimisés
Une bonne gestion des documents sensibles permet d’optimiser les processus au sein de l’entreprise. Moins de temps passé à chercher des documents perdus signifie plus de temps pour se concentrer sur le cœur de métier.
Réduction des coûts
De plus, une destruction adéquate peut aider à réduire les coûts. En effet, moins d’espace nécessaire pour le stockage signifie moins de frais de location ou d’achat d’espace supplémentaire. De même, éviter des sanctions légales grâce à une conformité renforcée représente un gain financier non négligeable.
Ainsi, la destruction sécurisée des documents sensibles n’est pas qu’une question de conformité ou de sécurité, mais aussi un levier d’optimisation et une source potentielle d’économies pour l’entreprise. En somme, loin d’être une tâche administrative fastidieuse, elle doit être perçue comme un investissement stratégique qui mérite toute notre attention.
