Face à l’accumulation de documents au cours des ans, il est naturel de se demander ce qu’il faut faire de ces papiers qui s’empilent. Que ce soit pour des raisons de sécurité, d’organisation ou simplement par souci d’espace, gérer ses documents peut vite devenir une tâche délicate. Nous allons donc vous guider à travers les différentes étapes de la conservation et du traitement des documents.
Table des matières
Comprendre la durée de conservation des documents
Durées légales de conservation
Avant toute chose, notre consigne est de comprendre qu’il existe une législation concernant le temps minimal pendant lequel certains documents doivent être conservés. Par exemple, en France :
- Les factures d’électricité, gaz et téléphone: 1 an après la fin du contrat,
- Les bulletins de salaire: toute la vie,
- Les contrats d’assurance: 2 ans après la fin du contrat,
- Les avis d’imposition sur le revenu: 4 ans.
L’intérêt personnel et professionnel dans la conservation des documents
Ces durées légales sont le minimum requis mais il peut être intéressant, voire nécessaire, de garder certains types de documents plus longtemps. Ainsi votre comptabilité personnelle ou professionnelle aura probablement besoin d’un historique plus conséquent que ces minima légaux.
Nous quittons maintenant cette première phase d’évaluation pour nous plonger dans les options qui s’offrent à vous pour conserver ou numériser vos documents.
Options pour conserver ou numériser vos papiers
Conserver les documents en format papier
La première option est de conserver vos documents en format papier. Pour cela, l’idée est d’avoir une organisation claire et pratique. Le tri doit être effectué régulièrement pour éviter une accumulation inutile de papiers.
Numérisation des documents
L’autre option consiste à numériser vos documents. Grâce à la technologie actuelle, cette option devient de plus en plus accessible et permet de gagner en efficacité et en espace. De nombreux outils existent pour faciliter cette transition vers le numérique tels que les scanners multifonctions ou les applications mobiles dédiées.
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Que faire des documents après numérisation ?
Faut-il garder les versions papier ?
La réponse à cette question dépend du type de document. Si vous avez conservé une version numérique, certains documents peuvent être jetés tandis que d’autres doivent absolument rester sous forme papier tel que les contrats signés, diplômes et pièces d’identité.
Mais alors comment éliminer ces documents dont on ne souhaite pas garder de copie papier ?
Comment éliminer en toute sécurité les documents confidentiels
L’importance du respect de la confidentialité
Il est primordial de respecter la confidentialité des informations lors de l’élimination des documents. Pour ce faire, il existe plusieurs méthodes comme le déchiquetage ou la destruction thermique.
Le déchiquetage des documents
L’une des méthodes les plus communes pour éliminer les documents confidentiels est le déchiquetage qui offre un bon niveau de sécurité et est relativement facile d’accès.
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Méthodes pour se débarrasser des vieux papiers administratifs
Recyclage et compostage
La plupart des documents peuvent être recyclés. Autre option : le compostage. Cela consiste à ajouter vos vieux papiers dans votre compost pour qu’ils se transforment en humus naturellement au bout de quelques mois.
Ces méthodes vous permettent donc de protéger votre vie privée tout en participant à la préservation de l’environnement.
Conseils pour protéger votre vie privée lors de l’élimination
Vérifier avant d’éliminer
Toujours vérifier qu’aucune information sensible n’est présente sur les documents avant leur élimination. Les détails tels que les numéros de compte bancaire, les adresses postales ou encore les données personnelles doivent être supprimés ou rendus illisibles.
Faire appel à des professionnels
Pour garantir une élimination sécurisée, il est possible de faire appel à des entreprises spécialisées qui garantissent la confidentialité des informations lors de la destruction de documents.
En conclusion, la gestion des documents demande une certaine organisation et rigueur. De l’étape de conservation jusqu’à celle d’élimination, chaque phase est importante et doit être pensée avec soin. Toutefois, grâce aux options modernes telles que la numérisation et le recyclage, cette tâche peut s’avérer bien moins fastidieuse qu’il n’y paraît.
